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關于《商標注冊檔案管理辦法》的制定說明

一、制定背景

為適應商標注冊便利化改革需要，提高商標注冊檔案管理效能和管理水平，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》及《中華人民共和國檔案法實施辦法》的相關規(guī)定，在1987年實施的《商標檔案管理暫行辦法》(以下簡稱《暫行辦法》)基礎上，根據(jù)《中華人民共和國商標法》有關規(guī)定和國務院機構改革要求，重新制定了《商標注冊檔案管理辦法》(以下簡稱《辦法》)。

二、制定過程

2017年5月，原工商總局商標局啟動辦法的起草制定工作，經(jīng)調研征求意見，形成《商標檔案管理辦法(草案)》。國務院機構改革后，國家知識產權局根據(jù)職責要求繼續(xù)推進制定工作，期間多次與國家檔案局交換意見，并于2020年4月10日至4月25日公開征求意見，共收到單位及個人意見14條，國家知識產權局對上述意見進行充分研究論證，對辦法內容進行修改完善，最終形成《商標注冊檔案管理辦法》，經(jīng)局務會審議通過，并經(jīng)國家檔案局同意，于2020年8月20日以國家知識產權局公告(第三七〇號)發(fā)布施行。

三、制定思路

本辦法的制定思路主要體現(xiàn)在：一是明確商標注冊檔案管理的主體和職責，科學界定商標注冊文件歸檔范圍和保管期限，加強商標注冊檔案的有效管理;二是商標注冊檔案管理形式由紙件管理為主向電子化管理過渡，提高商標注冊檔案電子化水平，適應商標注冊便利化改革需要;三是由檔案保管為主向加強檔案的利用拓展，充分提升檔案管理效能，發(fā)揮商標注冊檔案的積極作用。

四、主要內容

本辦法條文共計18條，《商標注冊文件材料歸檔范圍和商標注冊檔案保管期限表》作為附件。

(一)明確商標注冊文件材料歸檔范圍、商標注冊檔案保管期限以及檔案移交

在研究各類商標注冊文件材料的歷史作用和現(xiàn)實作用基礎上,以反映商標專用權確立和保護情況為根據(jù),按業(yè)務類型和保管期限歸納分類,形成共六類的商標注冊文件材料歸檔范圍。直接反映商標專用權確立和變化的商標注冊檔案永久保存，僅是注冊商標專用權確立過程中某環(huán)節(jié)的文件材料等商標注冊檔案分別設定5年或者10年的保管期限。具體歸檔范圍和保管期限列舉在《商標注冊文件材料歸檔范圍和商標注冊檔案管理保管期限表》中。此外，根據(jù)《檔案法》有關要求，規(guī)定對保管期限為永久的商標注冊檔案，按照國家有關規(guī)定向國家檔案館移交。(第五、十條)

(二)建立電子檔案管理內容

辦法規(guī)定商標電子注冊檔案的歸檔應按照國家有關電子文件管理標準執(zhí)行，并應與其元數(shù)據(jù)一并歸檔并建立持久有效的關聯(lián);商標電子注冊檔案可采用在線或者離線方式保存，并定期備份。(第七、十一條)

(三)明確商標注冊檔案管理要求

辦法明確了商標注冊文件材料的歸檔要求，商標業(yè)務經(jīng)辦部門按照歸檔要求及時整理并歸檔，商標注冊檔案管理部門嚴格審查歸檔質量，健全商標注冊檔案鑒定銷毀程序，對保管期滿的商標注冊檔案經(jīng)鑒定不具有保存價值的檔案，按照有關規(guī)定銷毀;經(jīng)鑒定仍有保存價值的檔案，應當延長保管期限繼續(xù)保存。(第六、八、十二條)

(四)加強商標注冊檔案的利用

為便利當事人，優(yōu)化服務，辦法規(guī)定除涉及國家秘密、商業(yè)秘密和個人隱私等內容外，任何人可以依照相關規(guī)定查閱、復制商標注冊檔案;涉及國家秘密、商業(yè)秘密和個人隱私等內容時，商標注冊檔案的保管和利用按照國家有關法律法規(guī)規(guī)定辦理。(第十三、十五條)